Datenschutzerklärung für die Kantinenapp

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Kantinenapp ist der jeweilige Betreiber der Kantine bzw. die jeweilige Kantinenorganisation:

Leon Mieritz
leon.mieritz@berliner-feuerwehr.de

Technischer Dienstleister für Bereitstellung, Wartung und Anpassung der Kantinenapp ist:

Philipp Eckinger
webmaster@knt-fw.de

Der technische Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des technischen Betriebs der App grundsätzlich nur nach Weisung des Verantwortlichen, soweit keine eigene gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung besteht.

2. Zweck der Kantinenapp

Die Kantinenapp dient der internen Organisation und Verwaltung von Kantinenabläufen. Dazu gehören insbesondere:

Bestellungen von Speisen, Frühstück, Getränken und Snacks, Benutzerverwaltung, Rollen- und Berechtigungsverwaltung, Guthabenverwaltung, Verwaltung offener Beträge, Einzahlungen, Verbrauchsauswertungen, Einkaufsübersichten sowie die Erstellung und der Versand automatischer PDF-Berichte.

Die App stellt lediglich eine technische Organisations- und Verwaltungsfunktion bereit. Anbieter, Verkäufer, Hersteller oder Ausgabestelle der Speisen ist nicht der technische Dienstleister der App. Für Einkauf, Zubereitung, Ausgabe, Preise, Bezahlung und lebensmittelrechtliche Anforderungen ist die jeweilige Kantinenorganisation bzw. die dafür verantwortliche Person zuständig.

Welche Funktionen im Einzelfall genutzt werden und welche personenbezogenen Daten dabei konkret verarbeitet werden, hängt von der Konfiguration und tatsächlichen Nutzung durch den jeweiligen Verantwortlichen ab.

3. Verarbeitete personenbezogene Daten

In der Kantinenapp können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vorname und Nachname
• Wache, Feuerwache, Wachabteilung, Dienstgruppe oder vergleichbare organisatorische Zuordnung
• Benutzerrolle und Berechtigungen
• Login-Daten, insbesondere Benutzerkennung und Passwort-Hash
• Bestellungen von Essen, Frühstück, Getränken und Snacks
• Bestellzeitpunkte, Mengen, Extras und Hinweise
• Guthaben, offene Beträge, Einzahlungen und Verbrauch
• administrative Änderungen und Auswertungen
• E-Mail-Adressen für den Versand von PDF-Berichten
• technische Sitzungsdaten, insbesondere Session-Cookies
• technische Serverdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser-/Verbindungsdaten und Server-Logdaten

Die App ist nicht dafür vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten zu verarbeiten, insbesondere Gesundheitsdaten, religiöse Angaben oder vergleichbar sensible Informationen.

4. Zwecke der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um:

• Bestellungen zu erfassen, zu verwalten und auszugeben
• Guthaben und offene Beträge zu verwalten
• Einzahlungen und Verbrauch nachzuvollziehen
• Verbräuche und Einkaufsbedarf auszuwerten
• Benutzerkonten und Berechtigungen zu verwalten
• automatische PDF-Berichte zu erstellen und zu versenden
• die App technisch bereitzustellen
• die App sicher und funktionsfähig zu betreiben
• Fehler, Missbrauch oder technische Störungen nachvollziehen zu können
• offene Beträge, Rückfragen oder Unstimmigkeiten innerhalb der Kantinenorganisation zu klären

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt je nach Einzelfall auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Nutzung und Abwicklung der Kantinenleistungen oder eines damit verbundenen Nutzungsverhältnisses erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Organisation der Kantine, zur Verwaltung von Bestellungen und Guthaben, zur technischen Bereitstellung der App, zur IT-Sicherheit oder zur Klärung offener Beträge erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder sonstige rechtliche Pflichten bestehen

Falls die App durch eine öffentliche Stelle betrieben wird, kann zusätzlich oder stattdessen Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO einschlägig sein.

Die konkrete Festlegung der einschlägigen Rechtsgrundlage obliegt dem jeweiligen Verantwortlichen.

6. Hosting

Die Kantinenapp wird bei folgendem Hosting-Anbieter betrieben:

dataforest GmbH / AVORO
Taunusstraße 52
65830 Kriftel
Deutschland

Der Hosting-Anbieter verarbeitet technische Daten, die für den Betrieb der App erforderlich sind. Dazu können insbesondere IP-Adressen, Server-Logdaten, Zeitpunkte von Zugriffen sowie technische Verbindungsdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck des sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betriebs der App.

7. Domain und E-Mail-Verkehr

Die Domain sowie der E-Mail-Verkehr werden über folgenden Anbieter bereitgestellt:

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

Beim Versand automatischer E-Mails, insbesondere PDF-Berichten, können E-Mail-Adressen, Versandzeitpunkte, technische Mailserverdaten sowie Inhalte der jeweiligen E-Mail verarbeitet werden.

8. Empfänger personenbezogener Daten

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur berechtigte Personen und Stellen, soweit dies für die Nutzung und den Betrieb der Kantinenapp erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• berechtigte Administratoren der Kantinenapp
• Kantinen- oder Küchenteam
• Kassen- oder Auswertungsverantwortliche
• der technische Dienstleister der App
• Hosting-Anbieter dataforest GmbH / AVORO
• Domain- und E-Mail-Anbieter STRATO GmbH
• gesetzlich berechtigte Stellen, sofern eine rechtliche Verpflichtung zur Herausgabe besteht

Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nicht, sofern sie nicht für den Betrieb der App erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

9. Auftragsverarbeitung

Der technische Betrieb, die Wartung und die Anpassung der Kantinenapp erfolgen durch einen technischen Dienstleister als Auftragsverarbeiter.

Zwischen dem Verantwortlichen und dem technischen Dienstleister sollte ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bestehen.

Als Unterauftragsverarbeiter können insbesondere Hosting-, Domain- und E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden. Dazu gehören insbesondere:

• dataforest GmbH / AVORO für Hosting
• STRATO GmbH für Domain- und E-Mail-Dienste

Der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern erfolgt nach Maßgabe des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

10. Cookies und technische Speicherung

Die Kantinenapp verwendet technisch notwendige Cookies bzw. Sitzungsinformationen.

Diese sind erforderlich, um angemeldete Benutzer wiederzuerkennen, Sitzungen zu verwalten, Berechtigungen zu prüfen und die App sicher bereitzustellen.

Eine Nutzung zu Werbe-, Tracking- oder Analysezwecken findet nicht statt, sofern keine zusätzlichen externen Dienste eingebunden werden.

Die Speicherung technisch notwendiger Informationen erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG sowie, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gespeichert, solange sie für die Organisation, Abrechnung, Nachvollziehbarkeit und Klärung offener Beträge innerhalb der Kantine erforderlich sind.

Benutzerkonten werden durch den Verantwortlichen bzw. berechtigte Administratoren verwaltet. Wird ein Benutzerkonto gelöscht, werden die zugehörigen personenbezogenen Daten unmittelbar aus der Datenbank entfernt, soweit keine weitere Speicherung zur Klärung offener Beträge, zur Abrechnung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Bestell-, Guthaben-, Zahlungs- und Auswertungsdaten werden derzeit ohne automatische Löschfrist gespeichert. Der Verantwortliche legt fest, ob und wann diese Daten gelöscht oder anonymisiert werden.

Gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten bleiben unberührt.

12. Freitextfelder und Hinweise

Die App ist nicht dafür vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten zu verarbeiten.

In Freitextfeldern oder Hinweisen sollten daher insbesondere keine Gesundheitsdaten, Angaben zu Allergien, religiöse Angaben oder sonstige besonders schützenswerte Informationen eingetragen werden.

Sollten solche Angaben dennoch freiwillig eingegeben werden, geschieht dies außerhalb der vorgesehenen Nutzung der App. Der Verantwortliche kann entsprechende Angaben löschen.

13. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Anfragen können an den oben genannten Verantwortlichen gerichtet werden.

15. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen der App, technische Abläufe, Dienstleister, Verantwortlichkeiten oder rechtliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird innerhalb der Kantinenapp bereitgestellt.